L’externalisation de la réception d’appels en entreprise vise à améliorer la réponse téléphonique et permet d’optimiser les ressources économiques de l’entreprise. Un service externe de télésecrétariat vous permet de recevoir et de traiter tous les appels destinés à l’organisation. Ce qui évite les problèmes fréquents tels que les appels perdus ou les temps d’attente. Il s’agit d’un service totalement flexible qui permet à l’entreprise externe de répondre à tous les appels ou uniquement à ceux que l’entreprise ne peut pas traiter en interne avec ses ressources parce que les lignes sont occupées, en dehors des heures de bureau, les jours fériés. Voici quelques avantages de la réception d’appel externe pour les entreprises.
Heures d’ouverture
Les heures d’ouverture d’un accueil téléphonique externalisé sont plus longues et peuvent s’étendre à la nuit, aux week-ends et aux jours fériés, selon le type d’activité du client concerné (centre d’appels ouvert 24 heures sur 24). Grâce à la technologie des centres de contact, il est possible de gérer les appels entrants afin d’éviter les appels en attente, les appels perdus aux heures de pointe, etc. qui peuvent avoir des conséquences négatives pour l’entreprise, telles que les commandes perdues, les plaintes, les clients insatisfaits, le manque de loyauté et la perte de clients.
Personnel qualifié pour le service à la clientèle
Avec le répondeur automatique externe, les appels sont traités par une équipe de professionnels qui les reçoivent, les gèrent et les résolvent selon des protocoles définis individuellement avec l’entreprise. Cela permet à l’entreprise d’être omniprésent pour ses clients.
Qualité du service
Un autre avantage important est l’amélioration de la qualité du service à la clientèle. L’équipe de professionnels formés et préparés dont dispose l’entreprise, évoquée plus haut, associée aux outils et technologies de pointe, constitue une amélioration qualitative par rapport à d’autres solutions telles que les centres d’appels automatiques, qui désespèrent parfois les clients. Le service « humain » continue de jouer un rôle fondamental dans l’expérience client.
Économie de coûts
L’aspect économique est un autre avantage à prendre en compte, car cette solution réduit les coûts de l’entreprise en étant en mesure d’offrir un service adapté aux besoins spécifiques de l’entreprise : nombre d’appels, horaires, tâches à développer. De sorte que le prestataire est en mesure d’éviter les coûts fixes au profit des coûts variables. Pour ces raisons, le recours à un télésecrétariat externe optimise sans aucun doute le travail de réception des appels. Si vous choisissez cette option, vous devez garder à l’esprit que le centre d’appels externe et l’entreprise doivent travailler en équipe afin de mettre en place un protocole efficace et décisif pour le traitement des appels.
L’équipe de téléopérateurs doit être spécialement formée pour accomplir ses tâches et travaillera en coordination avec l’entreprise et les autres départements. Par conséquent, les informations doivent circuler entre l’entreprise et le centre de contact externe comme s’il s’agissait d’un autre service. Une bonne communication est un facteur très important pour les résultats du service.